Un evento que te costará decenas de miles hasta cientos de miles de pesos y el cual marcará una nueva etapa debutando ante tu universo conocido, merece tiempo de planeación, coordinación y supervisión para evitar situación incómodas para tus invitados, malas memorias para ti y por último, pero no menos importante, evitar problemas con tus proveedores ya sea a nivel personal o incluso legal.
Probablemente has asistido algunos eventos como invitado y has visto detalles, pero la mayoría de las personas no los ven y esto es normal debido a que no tienes el conocimiento, perspectiva o la práctica de observar, analizar y calificar cosas y situaciones de tu entorno. Por ejemplo, quizá frecuentas un restaurante y te sientes a gusto, familiar y para ti todo está bien; pero si te acompaña una persona que se dedica a la industria del servicio y/o gastronomía, puede que ellos identifiquen detalles en la cocción de los platillos, detalles en el servicio desde el momento que entras hasta que sales del establecimiento. Pueden identificar malas prácticas en diversas áreas las cuales tú jamás has necesitado analizar.
El objetivo no es criticar, sino conocer para prevenir y aprovechar. Esa es la razón por la cual debes de leer material educativo y no solo ver entretenimiento en redes sociales.
Los 10 errores a continuación son basados en experiencias propias de eventos de mis clientes los cuales te guiarán a mejorar indudablemente tu festejo.
1.- No respetar los deseos de la quinceañera.
Polémica es una palabra que no se escucha mucho en este ámbito, pero definitivamente es algo a evitar.
¿No querrás invertir dinero y no obtener fotos que comuniquen felicidad verdad?
Y no me refiero a que sea culpa del fotógrafo. He visto que en ocasiones el evento de la quinceañera es más festejo de los papás que de la niña; o en ocasiones hasta de la madrina que está aportando el apoyo económico. ¿A qué me refiero con esto? He tenido experiencias donde la mamá, el papá o la madrina quieren fotos con caballos, pero a la quinceañera no le gustan o hasta le da miedo estos animales.
Y por más dirección que reciba la quinceañera para posar, incluso por más intentos de generar una sonrisa o ciertos gestos, la niña no es una modelo ni actriz profesional por lo cual se nota que no está cómoda; se nota que no quiere hacer lo que está haciendo y lo que más afecta en la fotografía… se nota que no está feliz.
Por eso digo que no querrás invertir dinero en contratar un fotógrafo, contratar el establecimiento con caballos, invertir tiempo y dinero en organizar y realizar la sesión para obtener fotos que no comuniquen felicidad.
Este solo es un pequeño ejemplo. Hay muchas otras cosas las cuales aplican esto; desde el tipo de música contratada, el estilo del vestido, maquillaje o cualquier otra decisión que afecte el ánimo de la festejada.
2.- Fallas o problemas con en el vestido.
Escoger el diseño de vestido va más allá del presupuesto, color y corte. Es importante considerar el tipo de fotografía que deseas, el establecimiento que has contratado, el clima y las actividades que realizarán con el vestido.
He documentado eventos donde la quinceañera no se festeja porque literal su vestido es tan grande que no solo se siente incómoda usándolo, sino no puede bailar a gusto con sus amigas y amigos por lo grande que es.
En otras ocasiones es un vestido que por su corte no permite ciertos movimientos y algunos retratos deseados no se pueden concretar debido a no poder mover los brazos lo suficiente.
Otro error muy común es ver un vestido muy rígido con sus capas y aros lo cual al momento de bailar cerca con alguien en el vals, la persona lo aplasta y empuja hacia el lado contrario levantando las capas lo cual al grabar y fotografiar no se ve estético.
Puedo continuar describiendo incomodidades que vive la quinceañera, pero si estás leyendo esto significa que eres una persona inteligente por lo tanto termino este punto con lo siguiente.
Compra o manda hacer un vestido no solo que se vea bonito, sino que la cumpleañera esté cómoda por largas horas para disfrutar todo el evento.
3.- Baile aburrido.
Entiendo que hay personas quienes tienen miedo estar frente a una audiencia, ser el centro de atención, o se cohiben al saber que están siendo fotografiadas y grabadas, pero ninguno de estos factores son las causas de un baile aburrido. El error es no tener una coreografía y más importante como todo en esta vida, es el error de no practicarlo hasta dominarlo.
Aún con indicaciones previas al evento y justo antes del baile, las personas se abruman y se olvidan rápidamente de pequeños detalles los cuales ayudarán a tener una mejor imagen documentada porque simplemente no tienen esa memoria procedimental.
Si nunca habías escuchado ese término es simplemente la memoria de tus procesos que dominas. Cuando tienes años de práctica como manejar un auto, usar una bicicleta, ajustar las agujetas de tus zapatos, por lo general no requieres un nivel alto de conciencia en cada paso porque ya sabes que, como y cuando hacerlo.
Si no has practicado un baile muchos terminan tapando sus caras con la otra persona y por más que las busquemos y nos acerquemos simplemente no salen en la toma. Si no tienen una coreografía aunque sea sencilla, terminarán como muchos donde solo se mueven unos centímetros de izquierda a derecha y sin girar en 360 grados. Un vals de esta manera casi estática es aburrido para todos por más ilusionados y felices que estén, eso sin mencionar que en un video o en las fotografías no es algo que ayude a generar un retrato espectacular.
El último punto que les dejaré dentro de los errores de bailes aburridos es, por más que quieran incluir a los familiares, no realicen un cortejo tan largo que enfade tanto a la quinceañera como a los invitados.
Les podría enseñar videos donde la quinceañera tiene que bailar con decenas de personas del cortejo y pueden ver donde ella está aburrida (porque quiere estar con sus amigos) o hasta avergonzada y los invitados prácticamente dejan de observar e ignoran toda la dinámica.
Si tener y bailar con un cortejo grande es algo que realmente desean solo consideren en tener un coordinador de baile para estar rotando a las personas en un corto tiempo y no dejarlas bailar canciones enteras.
4.- Iluminación incorrecta.
Iluminación es un tema extenso el cual puede ser muy técnico dependiendo de tu videógrafo y fotógrafo, pero abordaré este punto hablando en términos generales para una mejor experiencia en el momento y un mejor ambiente para obtener mejores memorias documentadas en foto y video.
En mis servicios siempre llevo mi iluminación y realizo los ajustes adecuados en mis lámparas y en mi cámara para obtener una mejor escena. Algunos fotógrafos y/o videógrafos no lo hacen, pero independientemente de eso hay cosas que tú o tu coordinador de eventos deben revisar, solicitar y/o hasta corregir.
Hay muchos lugares donde tienen combinación de focos de luz blanca y luz de día (azul o amarilla/naranja) y esto afecta en la edición del material documentado.
El otro error de iluminación inadecuada es las luces que usa el DJ o el grupo musical que contratas. En ocasiones utilizan spots que son diseñados para conciertos grandes y al usarlos en estos eventos a distancia corta no solo incomoda a las personas que alumbran, sino que también arruinan las fotos y los videos. Especialmente cuando el “Ingeniero de luz” actúa como si estuviera en un concierto de música electrónica realizando movimientos bruscos o lo peor… iluminando las caras en el vals.
Es una luz tan fuerte que no se puede arreglar en post (edición). Si utilizarán estas luces siempre deben ser apuntando al cielo o al piso, pero jamás hacia las personas directamente.
Otro punto importante es que debes solicitar que jamás se use láser. Estos dañan por completo los equipos de fotografía y video y no solo arruinaran que no tendrás más memorias documentadas profesionalmente, sino también generarán problemas legales con los anfitriones debido a que su evento generó pérdidas al patrimonio de su proveedor de servicios.
Un error más común es decorar con luces con colores inapropiados. He visto eventos donde las mesas principales tiene mucha luz naranja o amarilla. Estos colores no son los óptimos para la mayoría de las pieles. Es mucho mejor y más bonito generar un contraste con colores como azul, morado, rosa o verde.
Tengo más recomendaciones, pero los dejo con esto. Siempre consideren que para los videos se requiere mucha luz, aún utilizando cámaras con grandes sensores y objetivos (lentes) con grandes aperturas y si el lugar que rentaste no lo proporciona, entonces realiza los ajustes personalmente o permite a tu profesional de foto y video en utilizar su iluminación cerca de la pista de baile.
5.- Ubicaciones lejanas.
Hablando de lugares no aptos, considera la distancia de tu evento. Este es un factor que afectará el número de asistencia de invitados o la rápida deserción de los mismos.
Me ha tocado ver como muchos familiares o conocidos se van de los eventos antes de media noche porque se sienten inseguros manejar tan tarde y tan lejos. Para otros al ver las distancias simplemente pueden optar por no ir. ¿Y por qué es un problema eso? Para algunos significan pérdidas de dinero por realizar todos los gastos requeridos para tener los invitados, esto es desde los platillos, las botanas, bebidas, las sillas y mesas, los detalles de recuerdos.
Para otros es la angustia o tristeza ver como sus eventos se vacían dos o tres horas después de comenzar porque se sienten traicionados, o no amados.
Por supuesto que tal vez tengas invitados con otros compromisos igual o más importantes, pero considera estos puntos para reducir la probabilidad de una fiesta vacía por una decisión tuya.
6.- Falta de organización o colaboración de proveedores.
Si has puesto atención te has dado cuenta que todos los temas de errores a evitar se relacionan de una forma u otra y este punto no es una excepción.
Mantendré este punto corto porque como les he mencionado anteriormente, podría escribir un libro con cada uno de los puntos principales mencionados.
Sin entrar a detalles, es fundamental conocer las diferencias entre un planeador, un organizador y un coordinador de eventos. Algunos dirán que hacen todo ellos, en algunas ocasiones tendrás que contratar a los tres distintos, y si no los contratas entonces tú deberás realizar sus labores o seleccionar alguien que te ayude a ejecutar las actividades y responsabilidades de estos profesionales.
Independientemente cual sea tu caso, debes asegurarte que se logre un buen trabajo en equipo.
Tal vez los proveedores de tu evento jamás nos hemos conocido, pero es importante trabajar en equipo.
Te puedo decir que no todos lo ven así. Algunos aunque sea otro producto, otro servicio nos ven como competencia y no quieren trabajar en conjunto con nosotros y el único afectado potencialmente serás tú, el cliente.
El error más común de esto lo generan los “event planners” —planeadores o coordinadores de eventos, y esto es porque muchos piensan poder hacer el trabajo porque tienen buenas ideas decorativas, otros porque copian fácilmente ideas de otros, algunos por sus contactos de proveedores, pero el problema es que no están capacitados en liderazgo, no están capacitados ni entrenados en trabajo en equipo o comunicación efectiva.
El comportamiento de prepotencia y dictadura de muchos de ellos afectan la condición de trabajo de tus proveedores.
Dije que haría este punto corto entonces cierro con esto: si gastarás decenas o cientos de miles de pesos en el evento, asegúrate de obtener un líder que conozca la diferencia entre coordinación, cooperación y colaboración. Y aún mejor, que la practique. Es esencial para cualquier gran evento.
7.- Falta de preparación y planeación.
Mi nombre es Luis Marino, y no solamente tomo fotografías y video, también soy Consultor y Coach de Desarrollo Organizacional con mejora continua con un poco más de 10 años de experiencia en diversas industrias desde automotriz, construcción, medicina, organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, educación y comercio. Y para mi es muy difícil no querer ayudar a personas y enseñarles las mejores prácticas en comunicación, trabajo en equipo, ventas, Mercadotecnia, servicio al cliente, mejora continua y la principal; liderazgo.
Es por esta razón la cual les escribo estos artículos, y en ellos les comparto principios que enseño a mis clientes de consultoría.
Entre muchos de ellos, uno de los principales es que un buen líder, confía, pero verifica. Un buen líder toma responsabilidad y no busca victimización. Y la más crucial; un buen líder no confunde objetividad con negatividad. Busca y reconoce lo malo que puede pasar no para ser limitante, sino para prepararse y evitar o sobrepasar.
Comprendo que estás contratando profesionales para que se encarguen de tu evento, pero eso no debe limitar tu planeación y preparación.
Me ha tocado ver situaciones donde contratan un DJ por decenas de miles de pesos y no les gusta la música que ponen, no les gusta como realizan su trabajo de mezclar las canciones y hasta he visto que las novias o los papás de las quinceañeras discuten en el evento con los músicos.
Evita esto planeando lo que tú quieres.
Podría pasar horas contando historias de clientes, brindando recomendaciones, y enseñándote destrezas para lograr un exitoso evento, pero lo más importante que quiero que comprendas y consideres es que todo se basa en expectativas.
Y si tú como líder óptimo del evento no las comunicas claramente, y no conoces las de tu proveedor hay una probabilidad que se ocasionen disgustos, errores o problemas.
Reitero. No es ser pesimista. No es ser negativo. No es ser limitante. Es ser realista y objetivo. Es ser una persona responsable y segura.
¿Acaso no has escuchado la ley de Murphy? “Si algo malo puede pasar, pasará. Si le das oportunidad”.
En calidad utilizamos una herramienta conocida como AMFE o FMEA en Inglés las cuales sus siglas significan análisis de modo de fallo y error. Se utilizan varios factores para determinar un RPN (risk priority number) o un número de prioridad y riesgo y determinar entre varias cosas, las acciones a tomar en caso de un problema.
Mi punto es, siempre planea y prepara, para lo bueno, y lo malo en todas las áreas de tu evento.
8.- Problemas legales.
Si; ustedes como organizadores son totalmente responsables de los problemas y daños ocasionados durante su evento y esto es a sus proveedores de servicios, a su proveedor del establecimiento y hasta sus invitados.
En México es común no seguir las leyes o las buenas prácticas, pero si organizas un evento lo ideal es contratar un seguro de eventos que te proteja ante muchas situaciones.
Y si tu evento es de gran calidad y alto nivel; aún así no descartes esto porque sé que hasta en el lugar más lujoso de mi ciudad que es Hermosillo, Sonora, han habido problemas donde los niños dañan las instalaciones rompiendo los baños, pateando puertas, dañando decoraciones entre otras cosas y las personas que rentaron el lugar han tenido que responder por los daños ocasionados con cuentas iguales o mayores a las del evento.
Conoces a tus hijos, conoces a tus sobrinos o a los hijos de tus amigos, entonces si sabes que son desobedientes, si son hiperactivos, si son imprudentes, si son rebeldes o si son descuidados, guíalos para un buen comportamiento durante el evento. Contrata guardias o asigna una chaperón para evitar problemas mayores.
Este tema no es limitado a estos ejemplos, se amplía a muchos otros los cuales deben tener cuidado.
Otro rápido ejemplo es aquí en Hermosillo, se usan mucho los chisperos, pero muchos que encuentras en el mercado no son realmente chisperos de entretenimiento, porque los buenos no logran altas temperaturas (no queman) a pesar de ser chispas y no generan desecho de humo desagradable y tóxico.
Quizá pueda sonar tonto o excesivo, pero quemaduras a personas o el establecimiento por estos artefactos no es un chiste. Tampoco el que se llene de humo de pólvora el salón al punto donde se dificulte respirar o ver por donde caminar.
Al contratar mi servicio premium del paquete Amor el cual contiene fotografía y video profesional para bodas, quinceañeras, o cualquier otro evento, podrás contar con mi asesoría en muchos de estos temas. No es por “jugar” la parte de organizador de eventos, recuerda… a pesar de todos los gastos e inversiones que hagas en tu evento, las fotos y el video serán lo único que te ayudará a ti, a la quinceañera y a sus invitados a recordar un magnifico día. Y si lo quieres hacer bien, hay que hacerlo bien porque todo cuenta.
Mi nombre es Luis Marino, soy Consultor empresarial y fotógrafo profesional. La fotografía ha sido una pasión e interés a lo largo de mi vida, en mis años de experiencia me he dado cuenta que la relación con el cliente es tan importante como la calidad de las fotografías que se capturan, y es la razón por la cual también brindo asesoría y servicio al cliente personalizado.
Al contratar mis servicios, vamos a colaborar para crear algo especial que combine tus ideas con mi conocimiento, creatividad y técnica.
"Mi mayor compromiso es retratar tu historia de forma artistica, proyectando tu felicidad con una calidad de estudio profesional."
- Luis Marino
Contáctame directamente para cotizar tu evento en: contacto@franciscoluismarino.com o al número: 662-387-5923
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